- Gastbeitrag von "TOS Ordnungscoach" (Tamara Owala-Schwartze)
In unserer heutigen Welt sind wir von Dokumenten umgeben. Egal, ob es sich um Rechnungen, Verträge, Quittungen oder andere wichtige Unterlagen handelt, jeder von uns muss sich irgendwann mit Papierkram auseinandersetzen. Eine gewisse Ordnung im eigenen Papierkram ist essienziell, denn nichts ist frustrierender als lange nach wichtigen Unterlagen zu suchen, gerade, wenn’s eilig ist – und man weiß ganz genau, dass sie doch irgendwo sind. 😉 Es ist jedoch nicht immer einfach, den Überblick über all diese Dokumente zu behalten und sie organisiert zu halten. In diesem Blogbeitrag möchte ich Dir einige Tipps geben, wie Du Deinen Papierkram effektiv organisieren und Du somit Dein Leben einfacher und stressfreier genießen kannst.
1. Entwickle ein System
Das Wichtigste bei der Organisation von Dokumenten ist, ein System zu entwickeln, das für Dich funktioniert. Dabei ist es wichtig, ein System zu wählen, das einfach und leicht zu verstehen ist, so dass Du es schnell und einfach anwenden kannst. Dadurch kannst Du Dir viel Zeit und Mühe ersparen und behältst immer den Überblick. Die guten alten Aktenordner sind sehr empfehlenswert. Es gibt aber noch andere Möglichkeiten wie beispielsweise Hängeregister oder Dokumentenboxen. Ich persönlich favorisiere die Ordner und am liebsten alle in einer einheitlichen Farbe, um Ruhe in den Schrank zubringen. Um Deine Dokumente effektiv zu organisieren, solltest du sie nach Kategorien sortieren. Du könntest beispielsweise jeweils eine Kategorie für Persönliches, Haus/Wohnung, Versicherungen, Steuerunterlagen und Finanzen erstellen. Überlege Dir, welche Kategorien für Dich am sinnvollsten sind und sortiere Deine Dokumente entsprechend.
2. Schaffe eine Routine und vermeide Papierstapel
Einer der Hauptgründe für Chaos bei der Organisation von Dokumenten sind Papierstapel. Vermeide das Stapeln von Papieren und Dokumenten auf Deinem Schreibtisch oder in Schubladen. Wenn Dein Schreibtisch chaotisch ist, wird es schwieriger, den Papierkram zu organisieren. Schaffe eine klare Arbeitsfläche, indem Du unnötige Gegenstände entfernst, und einen fest definierten Ablageort, wo all Deine Dokumente aufbewahrt werden, bevor Du sie durchgehst und in die entsprechenden Ordner oder Boxen ablegst. Am besten ist es, wenn dieser Ablauf Deine feste Routine wird und Du Deinen Ablageort mindestens einmal die Woche bearbeitest.
3. Beachte Empfehlungen für Aufbewahrungsfristen
Für Privatpersonen in Deutschland gibt es keine allgemeine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Dokumenten. Es gibt jedoch einige spezifische Dokumente, die auch von Privatpersonen aufbewahrt werden müssen. Dies sind zum Beispiel Steuerunterlagen oder medizinische Aufzeichnungen. Andere Dokumente, wie beispielsweise alte Kontoauszüge oder alte Versicherungsrechnungen, können nach Fristablauf entsorgt werden. Es ist ratsam, sich über die Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente zu informieren, um sicherzustellen, dass Du nichts Wichtiges wegwirfst.
4. Behalte Deine Dokumente auf dem neuesten Stand
Es ist wichtig, Deinen Papierkram auf dem neuesten Stand zu halten. Stelle sicher, dass Du regelmäßig Deine gesamte Dokumentenablage durchschaust und alte Unterlagen entfernst, die nicht mehr benötigt werden. Behalte auch wichtige Fristen im Auge, um sicherzustellen, dass Du Deine Papiere und Ausweise rechtzeitig aktualisierst und erneuerst. Hier kann eine Checkliste mit einer Übersicht der Dokumente sowie der Angabe von Gültigkeiten hilfreich sein (bspw. Reisepass, gültig bis 05/2029).
5. Beschriften, Beschriften, Beschriften
Es ist wichtig, dass Du wichtige Unterlagen schnell und einfach finden kannst, wenn Du sie benötigst. Stelle sicher, dass Deine Dokumente so organisiert sind, dass Du sie schnell finden kannst. Verwende beispielsweise klare und eindeutige Bezeichnungen für Deine Ordner und Deine Unterstruktur. Wenn Du digitale Dokumente aufbewahrst, könntest Du sie mit Schlüsselwörtern oder Schlagwörtern versehen, um sie schnell zu finden.
6. Erstelle einen Notfallordner
Es ist ratsam, einen Notfallordner zu erstellen, in der Du wichtige Dokumente aufbewahrst, die Du im Notfall schnell zur Hand haben musst. Dazu gehören beispielsweise Dein Personalausweis, Reisepass, Führerschein, Versicherungspolicen, Notfallkontakte und medizinische Unterlagen. Dieser Ordner sollte an einem leicht zugänglichen Ort aufbewahrt werden, damit Du im Notfall schnell darauf zugreifen kannst. Hierzu habe ich einen Muster-SOS-Ordner mit einer vorgegebenen Struktur und Vorlagen erstellt. Kontaktiere mich gerne dazu direkt.
7. Nutze vorhandene Technologie
Es gibt viele Möglichkeiten, um Deine Dokumente zu digitalisieren und somit Platz zu sparen und schneller und von überall darauf zugreifen zu können. In meinem nächsten Blogbeitrag werde ich mich ausführlicher mit der Digitalisierung von Papierkram beschäftigen. Hier sind jedoch schon einmal vorab einige Tipps:
Scanne Deine Dokumente und speichere sie in der Cloud oder auf einer externen Festplatte. Verwende eine App, um Deine Dokumente zu scannen und zu organisieren. Nutze Online-Dienste und Apps um Deine Verträge, Rechnungen und Kontoauszüge zu verwalten und zu archivieren
8. Sei konsequent
Die wichtigste Regel bei der Organisation von Papierkram ist, konsequent zu sein. Nimm Dir regelmäßig Zeit, um Deine Dokumente durchzusehen und zu sortieren. Auf diese Weise vermeidest Du, dass sich ein großer Berg an Papieren ansammelt und Du irgendwann den Überblick verlierst.
Einige Ordnungscoaches, wie ich, haben Freude daran, Menschen bei der Organisation ihrer Papiere zu unterstützen. Sie kennen sich mit Aufbewahrungsfristen aus und bringen eine Grundstruktur und Vorlagen für die Dokumentenablage mit. Also zögere nicht, Dir hier Hilfe von Experten zu holen, damit Du das wichtige Thema effizient bearbeiten kannst.
Die Organisation von Papierkram und Dokumenten kann eine lästige Aufgabe sein, aber es ist unerlässlich, um Deine Finanzen, Gesundheit und andere wichtige Aspekte Deines Lebens in Ordnung zu halten. Mit einem einfachen und effektiven System kannst Du den Überblick behalten und Deine Dokumente sicher und gut organisiert aufbewahren. Indem Du Deine Unterlagen in Kategorien unterteilst, eine Ordnungssystematik festlegst und regelmäßig ausmistest, stellst Du sicher, dass Du immer Zugang zu wichtigen Informationen hast, sobald Du sie benötigst. Denke daran, dass die Sicherheit Deiner Dokumente genauso wichtig ist wie die Organisation, und nimm Dir die Zeit, um diese sicher und geschützt aufzubewahren.
In einem weiteren Blogbeitrag werde ich weiter auf das Thema digitale Ordnung eingehen und Dir zeigen, wie Du Deinen Papierkram noch effektiver organisieren kannst.