- Gastbeitrag von "TOS Ordnungscoach" (Tamara Owala-Schwartze)
Im ersten Teil habe ich von der analogen Papierorganisation berichtet und Tipps aufgezeigt, die man anwenden kann, um seinen Papierkram organisiert und effektiv strukturiert zu bekommen.
In der heutigen Zeit leben wir in einer zunehmend digitalisierten Welt, in der wir mit einer Vielzahl von Dokumenten und Informationen konfrontiert werden. Ob beruflich oder privat, wir speichern, bearbeiten und teilen Dokumente in digitaler Form. Doch wie behält man den Überblick und schafft Ordnung in seiner digitalen Welt? In diesem Blogbeitrag möchte ich Dir die digitale Ordnung näher vorstellen, damit Du Dich weniger mit Papier herumschlagen musst und Du mit der aktuellen Entwicklung der Digitalisierung mithalten kannst. Auch hier gibt es wieder einige Tipps und Tricks, wie Du Deine digitalen Dokumente effektiv organisieren und verwalten kannst.
1. Habe Deinen analogen Papierkram geordnet
Bevor Du mit der Organisation Deiner digitalen Dokumenten beginnst, sollte Dein analoger Papierkram bereits geordnet und strukturiert sein. Falls das noch nicht der Fall ist, lies Dir bitte dazu Teil 1 des Blogbeitrags durch. Die Struktur Deiner Ordner kannst Du fast eins zu eins übernehmen, d.h. Deine Kategorien können für die digitale Ordnung genauso genommen werden, wie für Deine analogen Unterlagen. Denke daran, eine Ordnerstruktur zu erstellen, die logisch und intuitiv ist. Eine klare Struktur erleichtert das Auffinden von Dokumenten und spart viel Zeit - und Nerven 😉
2. Verwende eine einheitliche Benennungskonvention
Anders als bei Deinen Papieren in den Aktenordnern, ist es bei der Digitalisierung von Dokumenten wichtig, eine einheitliche Benennungskonvention zu nutzen. Diese hilft Dir dabei, Dokumente schneller zu finden. Verwende klare und eindeutige Dateinamen, die den Inhalt des Dokuments beschreiben. Vermeide nicht allgemein gängige Abkürzungen oder unverständliche Dateinamen wie „Dokument1". Eine gute Benennungskonvention könnte wie folgt aussehen: "Jahr-Monat-Tag_Name-des-Dokuments".
3. Lege Online-Konten an
Es gibt viele Applikationen (kurz Apps) und Online-Dienste, die Dir bei der Organisation Deiner digitalen Dokumente helfen können. Online-Kundenkonten bei bspw. Versicherungen, Banken und anderen Unternehmen können Dir den Zugriff auf wichtige Dokumente wie Rechnungen, Verträge und Versicherungsdokumente erleichtern. In den verschiedenen Kundenkonten sind bereits alle wichtigen Dokumente digital gespeichert, welche Du Dir für Deine digitale Ablage einfach herunterladen kannst. So musst Du diese Dokumente nicht mehr scannen.
4. Sichere Deine Daten regelmäßig
Eine wichtige Maßnahme zur digitalen Dokumentenorganisation ist die regelmäßige Datensicherung. Es gibt verschiedene Arten der Datensicherung, darunter:
- die lokale Datensicherung: Hierbei werden Deine Daten auf einem lokalen Speichermedium wie einer externen Festplatte oder einem USB-Stick gesichert. Diese Methode ist einfach und kostengünstig, aber das Risiko von Datenverlust bleibt bestehen, wenn das Speichermedium verloren geht oder beschädigt wird.
- die Cloud-Sicherung: Hierbei werden Deine Daten in der Cloud gesichert, auf Servern von Drittanbietern wie Google Drive, Dropbox oder Microsoft OneDrive. Diese Methode bietet Dir den Vorteil der globalen Verfügbarkeit Deiner Daten, aber es besteht auch das Risiko, dass Deine Daten gehackt oder von Dritten gestohlen werden. Mit einem Cloud-Speicher kannst Du Dokumente nicht nur einfach in die Cloud hochladen und von verschiedenen Gerät aus zugreifen, sondern auch problemlos Dokumente mit anderen teilen. Dabei müssen keine großen Dateien mehr per E-Mail versenden werden, was ebenfalls der Umwelt weniger schadet.
- die Hybrid-Sicherung: Diese Methode kombiniert lokale und Cloud-Sicherung. Hierbei werden alle digitalen Daten auf einem lokalen Speichermedium gesichert und regelmäßig auf die Cloud übertragen. Diese Methode bietet sowohl die Vorteile der lokalen als auch der Cloud-Sicherung und minimiert das Risiko von Datenverlust.
Wähle eine der drei genannten Datensicherungsmethode, die am besten zu Dir und Deinen Bedürfnissen und Anforderungen passt. Stelle sicher, dass Du regelmäßig Datensicherungen durchführst, um das Risiko von Datenverlust zu minimieren.
5. Entferne unnötige Dokumente
Es ist wichtig, regelmäßig unnötige Dokumente zu entfernen, um Speicherplatz freizugeben und Deine Ordnerstruktur sauber zu halten. Überprüfe regelmäßig Deine Dateien und lösche diejenigen, die Du nicht mehr benötigst. Beachte jedoch, dass einige Dokumente, wie zum Beispiel Verträge oder Steuerunterlagen, möglicherweise aufbewahrt werden müssen. Stelle zudem sicher, dass Du die geltenden Aufbewahrungsfristen kennst, bevor Du Dokumente entgültig löschst.
Zu all den o.g. Punkten kann Dir ein Ordnungscoach, der sich auf die Papierorganisation und digitale Ordnung spezialisiert hat, helfen. Gerade was die Erstellung von Kundenkonten oder das Einscannen von Dokumenten betrifft, aber auch die Ordnung in Deinem E-Mail Postfach, sind Dienstleistungen eines Ordnungscoach, die Du in Anspruch nehmen kannst. Klar, kannst Du das auch alles alleine, aber mit einem Experten bist Du wesentlich schneller und effektiver. Scheue Dich nicht davor mit mir oder einem anderen Ordnungscoach Deiner Wahl über das Thema zu sprechen und Dich vertrauensvoll beraten zu lassen.
Die digitale Organisation von Dokumenten kann eine Herausforderung sein, aber mit einer klugen Strategie und den richtigen Tools kannst Du es Dir einfacher machen. Erstelle eine klare Ordnerstruktur, verwende eine einheitliche Benennungskonvention und nutze Cloud-Speicher, um auf Deine Dokumente zuzugreifen und sie zu teilen. Sichere Deine Daten regelmäßig und entferne unnötige Dokumente, um Speicherplatz freizugeben. Passe Deine Organisation an Deine Bedürfnisse an und überprüfe sie regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie weiterhin sinnvoll und zielführend ist. Durch diese Schritte kannst Du eine effektive digitale Organisation aufbauen, die Dir Zeit und Stress erspart.